I. w przypadku kontrahentów Administratora lub osób działających na rzecz takiego kontrahenta – wykonywanie zawartych umów z podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje lub umów zawartych bezpośrednio z Panią/Panem, w tym realizacja wynikających z tych umów praw i obowiązków,
II. w przypadku innych niż kontrahenci Administratora usługodawców bądź dostawców lub osób działających na ich rzecz – koordynacja wykonywanej usługi bądź dostawy na rzecz Administratora,
III. w przypadku osób przekazujących swe dane Administratorowi w celu nawiązania ewentualnej współpracy bądź nawiązania innych relacji – nawiązanie potencjalnej współpracy gospodarczej bądź innych relacji lub możliwość ewentualnego zawarcia umowy w przyszłości,
IV. w przypadku przedstawicieli organów publicznych, administracji rządowej i samorządowej, organów ścigania, sądów, inspekcji lub innych instytucji kontrolujących – współpraca w zakresie realizowania praw i obowiązków nałożonych na Administratora przez powszechnie obowiązujące przepisy,
V. w przypadku niewymienionych powyżej osób kierujących zapytania bądź poszukujących innej formy kontaktu z Administratorem – ustalenie przedmiotu zapytania bądź potrzeby kontaktu,
VI. w przypadku osób zarejestrowanych za pomocą urządzeń monitoringu wizyjnego – zapewnienie bezpieczeństwa oraz ochrona mienia Administratora.
W każdym przypadku, Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu ochrony Administratora przed ewentualnymi roszczeniami lub ewentualnymi zobowiązaniami wynikającymi bądź mogącymi wynikać z powszechnie obowiązujących przepisów.Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są przepisy odnoszące się do stosunku pomiędzy Panią/Panem oraz Administratorem lub pomiędzy podmiotem, którego jest Pani/Pan przedstawicielem oraz Administratorem. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w oparciu o:
1) w odniesieniu do osób wskazanych w pkt I i II powyżej – art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” (jako niezbędne do wykonania umowy bądź w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (jako przetwarzanie niezbędne do celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest bieżące prowadzenie działalności gospodarczej)
2) w odniesieniu do osób wskazanych w pkt III i V powyżej – art. 6 ust. 1 lit a) RODO (jako wyrażonej – poprzez podjęcie działań wyłącznie z Pani/Pana inicjatywy – zgody na przetwarzanie danych osobowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (jako przetwarzanie niezbędne do celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest bieżące prowadzenie działalności gospodarczej),
3) w odniesieniu do osób wskazanych w pkt IV powyżej – art. 6 ust. 1 lit c) RODO w zw. z przepisami aktów prawnych upoważniających Panią/Pana do działania w imieniu reprezentowanego przez Panią/Pana podmiotu oraz zobowiązującymi Administratora do współdziałania z reprezentowanymi przez Panią/Pana podmiotami (jako przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze),
4) w odniesieniu do osób wskazanych w pkt VI powyżej – art. 6 ust. 1 lit f) RODO (jako przetwarzanie niezbędne do celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest bezpieczeństwo oraz ochrona mienia Administratora).Jednocześnie, u podstaw przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, bez względu na okoliczności ich pozyskania przez Administratora czy też kategorii osób do których Pani/Pan należy, leży niezbędność do celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest ochrona przed ewentualnymi roszczeniami czy też mogącymi zostać nałożonymi zobowiązaniami wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane – w niezbędnym zakresie dla danego celu – następującym podmiotom: klientom Administratora, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi, w tym usługi z zakresu obsługi kadrowo-księgowej, obsługi prawnej, obsługi informatycznej, medycyny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, dostawcom, organom administracji publicznej lub samorządowej, organom ścigania, sądom, organom i instytucjom kontrolującym.Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędnego dla relacji łączących Panią/Pana z Administratorem, a podane poniżej okresy stanowią okresy maksymalne. W każdym wypadku dane osobowe pochodzące z monitoringu wizyjnego przechowywane będą przez okres 3 miesięcy, o ile nie stanowią one dowodu w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator nie poweźmie wiadomości, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu – wówczas termin przechowywania Pani/Pana danych osobowych pochodzących z monitoringu wizyjnego może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia takiegoż postępowania. W każdym wypadku (za wyjątkiem danych zarejestrowanych za pomocą monitoringu wizyjnego), na potrzeby ochrony przed ewentualnymi roszczeniami czy też mogącymi zostać nałożonymi zobowiązaniami wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator przechowywać może Pani/Pana dane przez okres do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z danym stosunkiem oraz upływu okresu do stwierdzenia nieważności decyzji administracyjnych (podatkowych) mogących się odnosić do danej relacji, przy czym okres ten liczony będzie:
1) w przypadku osób określonych w pkt I powyżej – od chwili zakończenia obowiązywania lub wykonywania umów z podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje,
2) w przypadku osób określonych w pkt II powyżej – od chwili zakończenia wykonywania usługi bądź dostawy na rzecz Administratora,
3) w przypadku osób określonych w pkt III i V powyżej – od chwili przekazania danych, o ile nie zaistnieje inna podstawa przetwarzania danych powodująca podstawę do wskazania innego terminu początkowego obliczania okresu przechowywania,
4) w przypadku osób określonych w pkt IV powyżej – od chwili zakończenia czynności, o ile w ich wyniku nie będzie prowadzone dalsze postepowanie o charakterze cywilnym, administracyjnym lub karnym, w tym postępowanie sądowe – wówczas termin ten liczony będzie od chwili doręczenia ostatecznego/prawomocnego rozstrzygnięcia w sprawie.
Na mocy obowiązujących przepisów jest Pani/Pan uprawniona do: 1) żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana osoby, 2) sprostowania tychże danych 2) ich usunięcia 4) ograniczenia przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych 5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz 6) przenoszenia danych – na zasadach, w zakresie oraz w sytuacjach określonych w art. 15 – 22 RODO.W sytuacji, w której wyraził/a Pan/Pani zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jest Pan/Pani uprawniony/a do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
W sytuacji, w której uważa Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów RODO lub innych aktów prawnych, jest Pani/Pan uprawniony do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. Na terenie Rzeczpospolitej Polskiej organem właściwym w zakresie spraw dotyczących danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podanie przez Panią/Pana swych danych osobowych jest obowiązkowe, w zakresie w jakim odpowiednie przepisy nakładają na Panią/Pana taki obowiązek lub uprawniają Administratora do żądania ich podania. W pozostałym zakresie, podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. W przypadku, w którym nie poda Pani/Pan swych danych osobowych potencjalnymi konsekwencjami może być brak możliwości realizacji praw lub obowiązków wynikających z zawartych umów, brak możliwości nawiązania relacji czy też udzielenia żądanej informacji bądź odpowiedzi na zapytanie. Pośrednią konsekwencją – w przypadku gdy działa Pani/Pan jako reprezentant innego podmiotu – niepodania przez Panią/Pana danych osobowych może być wyciągnięcie w stosunku do Pani/Pana przez ten podmiot konsekwencji służbowych.
Pani/Pana dane osobowe nie będą służyć przetwarzaniu w celu wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji w odniesieniu do Pani/Pana osoby, w tym także profilowania.
